Le présent document est un outil d'information et de vulgarisation.
Son contenu ne saurait d’aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis
juridique.
Propos recuilli sur le site de http://recyshred.ca/pdf/selon_votre_ordre_professionnel.pdf
GUIDE POUR LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS RENFERMANT DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tout organisme public ou toute entreprise privée qui recueillent, détiennent, utilisent
ou communiquent des renseignements personnels doivent mettre en place des
mesures de sécurité propres à préserver le caractère confidentiel de ces données.
Cette obligation découle à la fois de la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur privé. À la suite d'incidents
majeurs qui lui ont été signalés, la Commission d'accès à l'information a réfléchi sur
les moyens à prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel des
renseignements personnels au moment de leur destruction.
Au sein de l'organisme ou de l'entreprise, il est important que chaque employé, à son
poste de travail, se sente responsable d'assurer la protection des renseignements
personnels qu'il traite. C'est ainsi qu'il ne doit pas jeter au rebut les documents,
disquettes, cartouches ou rubans magnétiques qui en contiennent, sans s'être assuré
au préalable que leur contenu ne peut être reconstitué.
La Commission suggère aux organismes et entreprises de désigner une personne qui
sera responsable de mettre en place et de surveiller l'application d'une politique sur la
destruction de documents contenant des renseignements personnels.
Le déchiquetage demeure la meilleure méthode de destruction des documents
confidentiels. Si les spécifications techniques de la déchiqueteuse de l'entreprise ne
répondent pas au volume des documents à détruire, il faut les entreposer dans un
endroit fermé à clef avant de les confier à une entreprise spécialisée de récupération
de papier.
La Commission voit mal comment la destruction des documents contenant des
renseignements personnels puisse s'effectuer sur la foi d'une simple entente verbale.
Aussi, un contrat en bonne et due forme concernant la destruction des documents
devrait-il contenir au moins des clauses spécifiant:
• le procédé utilisé pour la destruction des documents;
• la nécessité d'un accord préalable entre les parties avant de confier la destruction
des documents confidentiels à un sous contractant;
• les pénalités aux dépens de l'entreprise de récupération si elle ne respecte pas ses
engagements.
En outre, dans ce même contrat, la Commission est d'avis que l'entreprise de
récupération devrait :
• reconnaître que les renseignements personnels contenus dans les documents sont
de nature confidentielle;
• faire signer un engagement à la confidentialité à toute personne qui aura à
manipuler ces documents;
• s'engager à ce que les documents soient entreposés dans des locaux sécuritaires et
qu'ils soient toujours sous bonne garde jusqu'à leur destruction;
• veiller à limiter de façon très stricte l'accès aux lieux où les documents sont
entreposés ou transformés;
• s'engager à ne pas céder les documents en sa possession à des tiers à des fins
autres que la transformation du papier préalablement et obligatoirement
déchiqueté;
• assurer à son client le droit d'avoir accès en tout temps à ses installations, toute la
durée du contrat;
• voir à la destruction totale des documents qui ne font pas l'objet d'une
transformation;
• faire rapport à son client lors de la destruction des documents reçus.
Source http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/destruct.pdf
Chaque organisme ou compagnie privée qui détiennent des documents de nature confidentielle et personnelle doivent en tout temps respecter la confidentialité de ces données. Par conséquent, ils doivent s’assurer de bien gérer ces dossiers, surtout en ce qui a trait à la destruction de documents confidentiels.
En aucun cas, une entreprise ou organisme ne peut disposer aux poubelles, disquettes, cartouches, documents papier ou rubans magnétiques de nature confidentielle. Ils doivent s’assurer que le contenu, après destruction, ne peut être reconstitué.
Il est conseillé de nommer au sein d’une organisation, une personne responsable d’assurer la protection des données et par conséquent, assurer le bon déroulement en ce qui a trait à leur destruction. Ces documents doivent toujours être barrés, hors de la vue du public et disponible à un nombre limité d’employés.
La meilleure solution demeure le déchiquetage pour la destruction de renseignements confidentiels. Si, à cause d’un montant trop élevé de documents à détruire, une simple déchiqueteuse de bureau ne peut suffire, l’organisation doit entreposer dans un endroit barré ses documents jusqu’à temps qu’une compagnie spécialisé dans ce domaine, viennent les ramasser.
