Chaque organisme ou compagnie privée qui détiennent des documents de nature confidentielle et personnelle doivent en tout temps respecter la confidentialité de ces données. Par conséquent, ils doivent s’assurer de bien gérer ces dossiers, surtout en ce qui a trait à la destruction de documents confidentiels.
En aucun cas, une entreprise ou organisme ne peut disposer aux poubelles, disquettes, cartouches, documents papier ou rubans magnétiques de nature confidentielle. Ils doivent s’assurer que le contenu, après destruction, ne peut être reconstitué.
Il est conseillé de nommer au sein d’une organisation, une personne responsable d’assurer la protection des données et par conséquent, assurer le bon déroulement en ce qui a trait à leur destruction. Ces documents doivent toujours être barrés, hors de la vue du public et disponible à un nombre limité d’employés.
La meilleure solution demeure le déchiquetage pour la destruction de renseignements confidentiels. Si, à cause d’un montant trop élevé de documents à détruire, une simple déchiqueteuse de bureau ne peut suffire, l’organisation doit entreposer dans un endroit barré ses documents jusqu’à temps qu’une compagnie spécialisé dans ce domaine, viennent les ramasser.
Si on fait appel à ce genre de méthode, l’organisation doit clairement définir auprès de la compagnie engagée, le procédé utilisé pour la destruction des documents et s’assurer qu’aucun sous-contractant ne soit embauché pour effectuer le travail sans le consentement de l’organisation. Un contrat signé en bonne et due forme devrait être signé entre les deux partis pour éviter toute confusion.
D’autres méthodes peuvent également être utilisées. Par exemple, des compagnies se spécialisent dans le déchiquetage de document sur place. Ils transportent le matériel nécessaire à la destruction de documents et le font au sein même de l’entreprise. Ces compagnies vous assure la confidentialité des vos données et la destruction complète de vos documents. Généralement, leur temps de réponse est bref (24h-48h) ce qui ne nécessite pas d’espace de travail pour l’entreposage. On peut donc déchiqueter les documents au fur et à mesure qu’il y a besoin.
Que l’on opte pour l’une ou l’autre des méthodes de destruction, la compagnie engagée vous remettra un certificat de destruction et assure par le fait même que ses employés ont tous été assermentés.
